10 SAI LẦM PHỔ BIẾN NHẤT TRONG QUẢN LÝ DÒNG TIỀN VÀ CÁCH PHÒNG TRÁNH PHẦN 2

Chúng ta đã cùng đi qua 5 sai lầm phổ biến trong quản lý dòng tiền qua bài chia sẻ đợt trước, hôm nay cả nhà cùng CleverCFO khám phá 5 sai lầm còn lại nhé.

Sai lầm 6 Bạn không theo dõi tình hình tài chính của khách hàng

Bạn đang chuẩn bị cho một số tình huống trong kế hoạch dòng tiền của mình? Nếu câu trả lời của bạn là không, chẳng hạn như do gánh nặng thời gian mà bạn không có khả năng chi trả, chúng tôi có thông tin để bạn cân nhắc. Thời gian dành để tạo ra một biến thể lạc quan và bi quan sẽ được đền đáp gấp nhiều lần. Một sai lầm phổ biến trong quản lý dòng tiền là không sử dụng số tiền tiết kiệm được từ các rủi ro đã được giải quyết, có liên quan đến các lĩnh vực hoạt động chính của bạn, chẳng hạn như khối lượng bán hoặc giá mua các đầu vào cơ bản.

Suy nghĩ về những rủi ro có thể xảy ra và tìm kiếm nguyên nhân gốc rễ của chúng. Việc tìm ra nó có thể tốn nhiều công sức hơn là chỉ nhận ra một rủi ro cụ thể. Tuy nhiên, nếu rủi ro có thể ảnh hưởng nghiêm trọng đến ví tiền của công ty, thì bạn nên phân tích sâu hơn về nguyên nhân. Ví dụ, bạn nhận ra mối đe dọa tiềm tàng đối với việc hoàn thành kế hoạch dòng tiền do sự chậm trễ trong thanh toán của các khách hàng lớn của bạn. Điều gì gây ra hành vi như vậy của các đối tác kinh doanh của bạn? Hãy thử phân tích tài chính.

Việc phân tích sự ổn định tài chính và hiệu quả hoạt động của công ty đối tác kinh doanh của bạn có thể được đơn giản hóa bằng cách sử dụng một bài kiểm tra nhanh về mức độ tín dụng. Nó dựa trên một vài số liệu từ các báo cáo kế toán. Nhờ vào kết quả của bài kiểm tra mức độ tín nhiệm, bạn có thể xếp hạng các đối tác kinh doanh của mình trên thang điểm từ một đến năm. Khi lập kế hoạch dòng tiền, bạn tập trung chủ yếu vào các công ty có khả năng không trả được nợ. Rủi ro khách hàng thanh toán chậm, gây ra bởi các vấn đề tài chính nghiêm trọng của họ, là mối đe dọa cao đối với dòng tiền của bạn. Cơ hội ủng hộ tâm trí sẵn sàng. Nhờ kiểm tra mức độ tín dụng, bạn sẽ có ý tưởng về rủi ro này và do đó, ví dụ, yêu cầu giao hàng với khoản thanh toán trước.

=>> Dự đoán nhu cầu thanh toán của các đối tác kinh doanh của bạn nhờ kiểm tra mức độ tín nhiệm.

Sai lầm 7 Bạn trả nợ trước khi đến hạn

Nợ phải trả có một đặc điểm cơ bản. Họ có một sự trưởng thành nhất định. Điều này có nghĩa là nghĩa vụ phải thực hiện sẽ xảy ra vào một thời điểm được biết trước trong tương lai. Một số khoản nợ phải trả là ngắn hạn, ví dụ khoản nợ phải trả cho người lao động thường đến hạn thanh toán chậm từ 10 đến 20 ngày. Các khoản nợ khác có thể đến hạn thanh toán trong một khoảng thời gian dài hơn, ví dụ các khoản nợ phải trả phát sinh từ các khoản vay dài hạn sẽ được công ty hoàn trả trong một số năm.

Một công ty lành mạnh về tài chính có khả năng thanh toán các khoản nợ của mình khi chúng đến hạn. Trả nợ trễ hạn là không đúng. Tuy nhiên, cũng là một sai lầm phổ biến khi thanh toán sớm các khoản nợ phải trả, tức là trước thời hạn hợp đồng. Có thể bạn đã bắt gặp ba nguyên tắc của mọi người kinh doanh – mua rẻ, bán giá cao và không trả ngay.

Vốn lưu động là cần thiết để tài trợ cho hoạt động. Bạn có thể lấy số tiền của nó từ giá trị tiền được ràng buộc bởi hàng tồn kho nguyên vật liệu, hàng hóa và sản phẩm, các khoản phải thu trong vòng một năm và tiền trong tài khoản của công ty và kho bạc của công ty. Các tài sản lưu động ngắn hạn này thường xuyên được chuyển hóa từ tiền thành hàng tồn kho, từ hàng tồn kho thành khoản phải thu và từ chúng trở lại thành tiền. Số ngày mà hàng tồn kho và các khoản phải thu liên quan đến tiền thể hiện thời gian tài trợ hoạt động.

Để có thể tài trợ vốn lưu động từ hoạt động bán hàng, thời gian đáo hạn của nợ phải trả tối ưu phải bằng thời hạn tài trợ hoạt động. Nếu bạn quản lý để đạt được điều này, công ty của bạn sẽ tự tài trợ. Ngược lại, nếu các khoản nợ phải trả đến hạn trong thời gian ngắn hơn thời gian bạn có thể tài trợ cho hoạt động của mình và thu được tiền từ việc bán hàng, bạn sẽ cần các nguồn tài chính khác, chẳng hạn như khoản vay hoạt động. Nếu bạn đã đồng ý về thời hạn thanh toán các khoản nợ phải trả của mình, thì việc thanh toán chúng sớm hơn khi đến hạn sẽ không có ý nghĩa kinh tế.

=>> Chỉ thanh toán các khoản nợ của bạn khi chúng đến hạn.

Sai lầm 8 Bạn không phân biệt được 3 loại dòng tiền chính

Khi một công ty kết thúc một năm tài chính với nhiều tiền hơn trong tài khoản của công ty và kho bạc hơn so với đầu năm, nó đã tạo ra lợi nhuận. Số tiền thu được bằng một khoản tín dụng sẽ phải được hoàn trả trong tương lai. Các khoản đầu tư hoãn lại dẫn đến tình trạng trì trệ của công ty.

Và điều gì sẽ xảy ra nếu cuối năm bạn có ít tiền hơn đầu năm? Nếu tổng dòng tiền rất thấp hoặc thậm chí âm, thì công ty không có khả năng tạo tiền. Công ty đã có được tài sản mới và do đó đang đầu tư. Nó tập trung vào các thị trường có lợi hơn, do đó tối ưu hóa danh mục hoạt động của mình. Hoặc nó hoàn trả các khoản tín dụng dài hạn hiện tại.

Tổng dòng tiền sẽ không cho bạn biết liệu bạn có thực sự tạo ra lợi nhuận hay không, nếu bạn có đủ nguồn lực để đầu tư phát triển công ty và hoàn trả các khoản nợ dài hạn cũng như thanh toán cổ phiếu lợi nhuận. Vậy làm thế nào để bạn tránh được sai lầm này? Cần phải phân biệt giữa dòng tiền từ các hoạt động kinh doanh, đầu tư và tài trợ. Việc chẩn đoán ở cấp độ dòng tiền hoạt động rõ ràng hơn nhiều. Dòng tiền từ hoạt động kinh doanh phải dương rõ ràng. Công ty nên tạo ra lợi nhuận thông qua các hoạt động do nó có mặt trên thị trường. Dòng tiền từ hoạt động càng cao thì tình hình của công ty càng tốt. Dòng tiền hoạt động lớn hơn mang lại cho công ty sự tự do và linh hoạt trong việc xây dựng chiến lược dài hạn của mình.

=>> Hãy chú ý đến ba phần của dòng tiền cho sự phát triển bền vững của công ty bạn.

Sai lầm 9 Bạn không chuẩn bị cho những thời điểm tồi tệ hơn

Các khoản chi vượt mức cùng với dự trữ tài chính không đủ là một trong những nguyên nhân phổ biến nhất dẫn đến phá sản công ty. Bạn có thể giải quyết tình trạng thiếu tiền đột ngột bằng cách rút tiền từ khoản thấu chi. Tuy nhiên, điều kiện của các ngân hàng khác nhau giữa các công ty. Ngoài ra, hạn mức tín dụng đã thỏa thuận có thể không đủ để bù đắp sự thiếu hụt dòng tiền.

Trong hầu hết các trường hợp, luôn có một số chi phí có thể được tiết kiệm mà không ảnh hưởng đến nhân viên. Có thể có một số khoản chi phí dường như nhỏ hơn, nhưng nếu chúng chiếm một tỷ trọng đáng kể trong tổng chi phí, thì việc điều chỉnh chúng là phù hợp trong trường hợp tình hình tài chính của công ty không đủ. Phương trình cơ bản của quản lý thanh khoản là: chi phí = thu nhập + số dư quỹ. Việc giảm chi phí tạm thời sẽ không chỉ giúp nới lỏng eo hẹp trong cuộc khủng hoảng tài chính của bạn mà còn giúp khôi phục lợi nhuận.

Quan tâm tích cực đến tài chính doanh nghiệp và lập kế hoạch dòng tiền kỹ lưỡng sẽ cho phép bạn ngăn ngừa những khó khăn tài chính có thể xảy ra. Để một công ty thành công trong một môi trường cạnh tranh cao và duy trì sức khỏe tài chính của mình, công ty cần sử dụng hiệu quả tất cả các nguồn lực theo ý mình, có thể là con người, thông tin, tài chính hoặc các nguồn lực khác. Để ban lãnh đạo công ty có ý tưởng thực tế về việc sử dụng các nguồn lực một cách hiệu quả, tạo ra giá trị công ty và đóng góp vào vị thế ổn định của công ty, cần phải sử dụng ít nhất một công cụ để cảnh báo sớm các vấn đề có thể xảy ra. Công cụ này là một kế hoạch dòng tiền.

=>> Tích cực tham gia quản lý tài chính.

Sai lầm 10 Bạn không sử dụng công cụ quản lý dòng tiền thông minh

Bạn đã có ý tưởng về sự cần thiết của một kế hoạch và quản lý dòng tiền, nhưng việc cập nhật thường xuyên về dòng tiền của bạn tạo gánh nặng cho bạn và không khuyến khích bạn làm việc với nó? Bạn có thể chưa tập trung tất cả các yếu tố đầu vào cần thiết vào một công cụ có thể hoạt động hiệu quả với chúng và làm cho việc sử dụng kế hoạch dòng tiền của bạn dễ dàng hơn nhiều. Tuy nhiên, lập kế hoạch dòng tiền đáng tin cậy là một nguồn lợi thế cạnh tranh.

Với sự trợ giúp của công nghệ, bạn có thể đơn giản hóa nhiều thứ trong công ty, từ lập hóa đơn, thông qua hỗ trợ khách hàng, chia sẻ tài liệu với đồng nghiệp và tăng hiệu quả chung cho các hoạt động của công ty. Một hệ thống thông tin tốt sẽ làm rất nhiều việc cho bạn. Tuy nhiên, cần phải lập kế hoạch không chỉ về sự phát triển thực sự của các dòng tiền, mà còn phải ước tính dựa trên những diễn biến có thể xảy ra. Việc phân chia triển vọng thành thực tế, chỉ bao gồm các hoạt động được lập hóa đơn của công ty và có thể xảy ra trên cơ sở thu nhập từ các hoạt động được lập hóa đơn thường xuyên chưa được lập hóa đơn hoặc các đơn đặt hàng đột xuất đã biết trong tương lai, có thể tốt cho định hướng của bạn.

Phần mềm lập kế hoạch và quản lý dòng tiền phù hợp giúp việc lập kế hoạch biến thể dễ dàng hơn, vì chúng có thể ghi lại doanh số bán hàng tiềm năng theo xác suất thực hiện, bao gồm thời hạn và điều khoản thanh toán, hoặc thậm chí kết hợp tinh thần thanh toán của khách hàng vào kế hoạch dòng tiền dựa trên lịch sử thanh toán của họ.

Bạn có thể tìm hiểu các phầm mềm về quản trị dòng tiền có tiếng trên thị trường hoặc có thể tham gia các khóa học về tài chính kế toán tại CleverCFO hoặc bạn nào ở xa có thể mua sách Cẩm nang Kế toán trưởng của CleverCFO để tham khảo một số mẫu hỗ trợ công việc nhé.

=>> Tự động hóa việc quản lý dòng tiền của bạn bằng một công cụ thông minh.

Theo https://www.caflou.com/

Trang web không cho phép copy nội dung