4 LÝ DO KHIẾN KIỂM SOÁT NỘI BỘ LÀ YẾU TỐ QUAN TRỌNG GIÚP DOANH NGHIỆP THÀNH CÔNG

Khi doanh nghiệp nhỏ, nhiều vai trò được thực hiện bởi chủ doanh nghiệp, một người phụ trách. Lúc đó, Kiểm soát nội bộ không quá quan trọng vì tất cả các chức năng của doanh nghiệp đều do chủ sở hữu thực hiện từ mua sắm, kiểm kê, bán hàng, thanh toán hóa đơn, nhận tiền,… Tuy nhiên, khi công ty ngày càng lớn mạnh, đặc biệt là ở cấp công ty, nhiều các chức năng được phân chia và thực hiện bởi bộ phận, nhân sự và được quản lý một cách chuyên nghiệp. Tôi sẽ thảo luận về 4 lý do tại sao kiểm soát nội bộ tốt là chìa khóa thành công cho doanh nghiệp của bạn.

Một trong những câu thần chú mà tất cả chúng ta học được là tách biệt vai trò. Tuy nhiên, trong nhiều trường hợp khi doanh nghiệp phát triển, các Giám đốc điều hành hoặc Chủ doanh nghiệp quan tâm nhiều hơn đến việc hoàn thành công việc, vì vậy công việc xoay quanh một người nhiều hơn chứ không phải quy trình kinh doanh và kiểm soát nội bộ.

Nếu kiểm soát nội bộ không tốt, Giám đốc điều hành và Chủ doanh nghiệp có thể gặp phải:

  • Doanh nghiệp đang thua lỗ do chi phí lớn hơn doanh thu
  • Tăng trưởng doanh thu không bằng tăng trưởng lợi nhuận
  • Sự Thất vọng

Từ kinh nghiệm của tôi trong việc giúp đỡ các công ty quay vòng vốn, nhiều doanh nghiệp thua lỗ không phải vì doanh thu mờ nhạt mà vì kiểm soát nội bộ yếu kém. Vì vậy, hãy xác định kiểm soát nội bộ là gì.

Kiểm soát nội bộ là gì?
Kiểm soát nội bộ là các cơ chế, quy tắc và thủ tục do một công ty thực hiện để đảm bảo tính toàn vẹn của thông tin tài chính và kế toán, thúc đẩy trách nhiệm giải trình và ngăn ngừa gian lận.

Biết và nhận thức được rủi ro có gian lận, quy trình kiểm soát nội bộ tốt và phù hợp có thể được thiết kế để giảm thiểu rủi ro. Vì vậy, thiết kế kiểm soát nội bộ tốt là chìa khóa.

Để làm cho kiểm soát nội bộ hiệu quả, nó phải được gắn vào hoạt động hàng ngày từ đầu đến cuối, từ nơi bắt đầu giao dịch cho đến khi kết thúc.

Làm thế nào để chúng tôi có được quy trình kiểm soát nội bộ tốt?
Việc tách biệt các vai trò đảm bảo rằng không một cá nhân nào có thể cùng làm nhiều việc như ủy quyền, ghi lại và quản lý các giao dịch tài chính và kiểm soát tài sản còn lại.
Việc ủy quyền hợp lý các hóa đơn và xác minh chi phí là kiểm soát nội bộ.
Kiểm tra và kiểm tra lại: có 4 nguyên tắc chính. Không một cá nhân nào có toàn quyền, việc kiểm tra và kiểm tra lại phải được gắn vào kiểm soát nội bộ.
Kiểm toán nội bộ đánh giá kiểm soát nội bộ của công ty và kiểm tra việc tuân thủ các quy trình đã thiết lập. Kiểm toán nội bộ khác với kiểm toán bên ngoài là kiểm toán do nhân viên của công ty thực hiện.

Không có hai hệ thống kiểm soát nội bộ nào giống hệt nhau, nhưng nhiều triết lý cốt lõi đã trở thành thông lệ quản lý tiêu chuẩn. Mặc dù kiểm soát nội bộ có thể tốn kém, nhưng kiểm soát nội bộ được thực hiện đúng cách có thể giúp hợp lý hóa hoạt động và tăng hiệu quả hoạt động, ngoài việc ngăn ngừa gian lận.

Tại sao kiểm soát nội bộ tốt là chìa khóa thành công cho doanh nghiệp của bạn?
Hãy tưởng tượng rằng mọi người trong công ty có thể lấy tiền bất cứ khi nào và với bất kỳ số tiền nào mà họ cho là phù hợp. Không có sự kiểm soát về cách các chi phí được phê duyệt và thanh toán. Hàng hóa được mua trên giá thị trường với bất kỳ sự chênh lệch giá nào là do người mua hàng bỏ túi.

Về phía doanh thu, nhân viên bán hàng báo cáo doanh số bán hàng với giá thấp hơn thực tế. Anh ta bỏ túi sự chênh lệch về giá cả, về cơ bản đóng vai trò là người trung gian với chi phí công ty. Bỏ túi lợi nhuận mà không cần chi phí và vốn cho anh ta.

Bạn thấy đấy, nếu điều này tiếp diễn, công ty sẽ không tồn tại lâu dài.

Do đó, kiểm soát nội bộ tốt là chìa khóa thành công cho doanh nghiệp của bạn. Bên cạnh việc tuân thủ luật pháp và quy định, đồng thời ngăn chặn nhân viên lấy cắp tài sản hoặc gian lận, đây là 4 lý do tại sao kiểm soát nội bộ tốt là chìa khóa thành công cho doanh nghiệp của bạn:

Lý do số 1: Bảo vệ tài sản của bạn = bảo vệ tài nguyên của bạn
Các biện pháp kiểm soát phù hợp bảo vệ tài sản vật chất và tài chính của doanh nghiệp khỏi gian lận, trộm cắp và sai sót. Tương tự như vậy, các biện pháp kiểm soát thích hợp nhanh chóng xác định các sai sót và gian lận nếu chúng xảy ra. Một trong những khái niệm cơ bản nhất liên quan đến kiểm soát nội bộ (và đặc biệt là bảo vệ tài sản) là việc tách biệt các nhiệm vụ (tức là tách các chức năng không tương thích) vì nó ngăn cản một cá nhân cùng làm nhiều việc yêu cầu, ủy quyền, xác minh và / hoặc ghi lại các chi phí kinh doanh.

Lý do thứ 2: Tăng hiệu quả
Các tổ chức thường hoạt động hiệu quả hơn với các quy trình và thủ tục được tuân thủ. Một môi trường kiểm soát nội bộ mạnh mẽ có thể thúc đẩy hiệu quả thông qua tự động hóa các kiểm soát thủ công, loại bỏ các bước không cần thiết hoặc trùng lặp trong một quy trình hoặc kết hợp các chức năng nhất định theo cách tiết kiệm chi phí. Cuối cùng, khi dữ liệu tài chính nhất quán và dễ dàng truy cập, ban giám đốc nhận được thông tin kịp thời và có liên quan để xác minh rằng các hoạt động phù hợp với mục tiêu kinh doanh.

Lý do thứ 3: Giữ cho công ty của bạn hoạt động tốt
Kiểm soát nội bộ tốt ngăn ngừa hoặc giảm thiểu gian lận và kiểm soát doanh thu và chi phí. Mục tiêu của bất kỳ công ty nào là tạo ra lợi nhuận và do đó kiểm soát nội bộ giúp duy trì doanh thu và kiểm tra chi phí dẫn đến doanh thu lớn hơn chi phí và do đó tạo ra lợi nhuận. Với lợi nhuận, công ty của bạn sẽ hoạt động lành mạnh và bền vững trong dài hạn.

Lý do thứ 4: Đảm bảo báo cáo tài chính đáng tin cậy
Chủ sở hữu và người quản lý yêu cầu thông tin tài chính chính xác để đưa ra quyết định sáng suốt. Bởi vì các biện pháp kiểm soát nội bộ vững chắc giúp duy trì tính hợp lệ của dữ liệu tài chính, chúng cũng trang bị cho ban quản lý để đưa ra các yêu cầu đánh giá có học thức hơn. Với kiểm soát nội bộ phù hợp, các con số phản ánh trong báo cáo tài chính chính xác hơn và đảm bảo tính kịp thời hơn.

Kết lại, không có lợi nhuận thì kinh doanh không bền vững. Do đó, nếu không có sự kiểm soát nội bộ tốt để bảo vệ tài sản của bạn, để chi phí của bạn thấp hơn doanh thu, thì bất kỳ doanh nghiệp nào cũng sẽ không thể thành công và bền vững trong dài hạn.

Theo https://rantaiconsulting.com/

Tham khảo thêm các clip chia sẻ của thầy Trần Tuấn về chủ đề này tại link sau

Hệ thống kiểm soát nội bộ và quản trị rủi ro

Hiểu đúng về hệ thống kiểm soát nội bộ

Hiểu đúng về lợi nhuận vs. rủi ro trong hệ thống kiểm soát nội bộ

Yếu tố con người trong việc xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ

Tam giác gian lận trong quản trị rủi ro

Trang web không cho phép copy nội dung