CÁCH CẢI THIỆN QUY TRÌNH TÀI CHÍNH ĐỂ TIẾT KIỆM THỜI GIAN VÀ TIỀN BẠC

Các chuyên gia tài chính và kế toán đóng một vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy tăng trưởng và chiến lược kinh doanh, nhưng hầu hết các doanh nghiệp sử dụng không đầy đủ nguồn lực quan trọng này vì đội ngũ tài chính của họ sa lầy vào các quy trình tài chính kém hiệu quả.

Với tất cả các giải pháp công nghệ có sẵn ngày nay, các tác vụ cốt lõi bao gồm lập hóa đơn và quản lý chi phí có thể được tự động hóa một cách tương đối dễ dàng, không chỉ giảm sự thiếu chính xác và chậm trễ mà còn giải phóng đội ngũ tài chính của bạn để thực hiện công việc hữu ích hơn – và thú vị hơn.

Để phát triển mạnh trong môi trường kinh doanh cạnh tranh ngày nay, các doanh nghiệp cần nỗ lực phối hợp để sử dụng các nguồn lực của mình một cách hiệu quả nhất có thể. Hợp lý hóa và tối ưu hóa các quy trình tài chính là một trong những khoản đầu tư quan trọng nhất mà một doanh nghiệp có thể thực hiện để giúp đảm bảo tính bền vững lâu dài.

Trong bài viết này, chúng ta sẽ thảo luận về một số cách bạn có thể làm cho quy trình tài chính của mình thông minh hơn. Chúng ta sẽ khám phá:

  1. Những thách thức chung về quy trình kế toán và tài chính.
  2. Cách cải thiện quy trình tài chính.

Những thách thức chung về quy trình tài chính và kế toán

Hãy cùng xem xét một số thách thức phổ biến mà các doanh nghiệp phải trải qua liên quan đến các quy trình kế toán và tài chính.

Quy trình không hiệu quả

Các hệ thống lỗi thời dẫn đến các kho chứa thông tin làm cho các quy trình tài chính trở nên phức tạp hơn mức cần thiết. Các quy trình báo cáo không hiệu quả ảnh hưởng đến năng suất và khiến các thành viên của nhóm tài chính căng thẳng quá mức. Hơn nữa, việc giao cho các chuyên gia tài chính thông minh và có trình độ cao làm công việc thủ công tẻ nhạt, lặp đi lặp lại (ví dụ: nhập dữ liệu) không chỉ làm họ kiệt sức mà còn ngăn họ áp dụng tài năng của mình theo những cách chiến lược, hiệu quả hơn có thể giúp phát triển doanh nghiệp của bạn.

Phân chia vai trò không rõ ràng

Khi sự phân chia vai trò và trách nhiệm không đủ rõ ràng, nhân viên không biết ai chịu trách nhiệm cho nhiệm vụ nào hoặc ai chịu trách nhiệm phê duyệt. Việc thiếu quyền sở hữu rõ ràng này có thể dẫn đến dư thừa hoặc các nhiệm vụ không được hoàn thành, do đó dẫn đến các vấn đề về uy tín và lòng tin.

Gian lận

Gian lận là một mối đe dọa luôn hiện hữu đòi hỏi sự cảnh giác thường xuyên để ngăn chặn. Năm 2018, gian lận dẫn đến thiệt hại 7 tỷ đô la cho công ty, theo Hiệp hội các nhà kiểm tra gian lận được chứng nhận. Thông tin thanh toán gian lận và hệ thống thanh toán tài khoản thủ công mờ ám là nguyên nhân chính dẫn đến gian lận, với các trường hợp từ hóa đơn không khớp với chi phí cho đến kiểm tra giả mạo. Việc thực hiện một quy trình phê duyệt chắc chắn ngăn các cá nhân ký tên vào các hóa đơn cụ thể một cách riêng lẻ có thể thúc đẩy khả năng hiển thị và giám sát cần thiết để ngăn chặn gian lận.

Tham khảo thêm chuyên đề Hệ thống kiểm soát nội bộ khóa học CFO của CleverCFO để học cách quản trị rủi ro cho công ty nhé.

Không có khả năng quản lý thông tin

Kế toán liên quan đến hàng núi thông tin và tài liệu, có thể quá tải đối với nhiều nhóm tài chính. Quản lý, lưu trữ, sắp xếp và theo dõi tất cả các tài liệu này một cách thích hợp có thể là một thách thức, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp sử dụng hệ thống thủ công. Do đó nếu muốn dễ dàng tìm lại sau này để kiểm tra kỹ thông tin và phục vụ cho việc đánh giá, làm tăng thêm thách thức.

Lỗi nhập dữ liệu thủ công

Nhập dữ liệu thủ công là một quy trình không hiệu quả cao, không chỉ tốn nhiều thời gian và nguồn lực mà còn dẫn đến sai sót, khiến doanh nghiệp dễ bị ảnh hưởng nghiêm trọng về tài chính. Những sai lầm đơn giản có thể dẫn đến việc thanh toán thiếu hoặc thanh toán thừa hóa đơn và một số lỗi khác có thể gây ra rắc rối hơn nữa.

Xử lý phê duyệt chậm

Quy trình phê duyệt thủ công có thể dẫn đến hệ thống xử lý thanh toán phức tạp, chậm chạp, có thể dẫn đến việc thanh toán chậm và chậm trễ đơn đặt hàng.

Việc thanh toán chậm có thể khiến các nhà cung cấp không hài lòng, điều này có thể dẫn đến các khoản phí bổ sung hoặc thậm chí tài khoản bị tạm ngưng và thậm chí ảnh hưởng đến sự sẵn lòng làm việc với công ty của các nhà cung cấp khác.

Việc chậm trễ đơn đặt hàng có thể dẫn đến các dự án chạy chậm tiến độ và thậm chí có thể dẫn đến việc triển khai sản phẩm bị trì hoãn, điều này có thể gây ra những tác động bất lợi sâu rộng đến danh tiếng của công ty và thậm chí ảnh hưởng đến giá cổ phiếu của công ty.

Thiếu khả năng hiển thị

Kế toán của bạn hầu như không thể biết chính xác thời điểm phát hành mỗi hóa đơn, khi nào/liệu khoản thanh toán đã được thực hiện hay chưa – đặc biệt là trong các tổ chức lớn hơn. Theo dõi và ghi nhật ký thủ công từng giai đoạn của mỗi tài khoản và thông báo trạng thái của giao dịch cho nhà cung cấp và các bên liên quan khác đòi hỏi rất nhiều quản trị viên, hầu hết trong số đó có thể được tự động hóa.

Một nhược điểm khác của hệ thống thủ công là thiếu sự giám sát dẫn đến thiếu hiểu biết sâu sắc về các xu hướng trong hoạt động tài chính của doanh nghiệp, chẳng hạn như dữ liệu hiển thị các mô hình chi tiêu, mức năng suất và hiệu quả hoạt động tổng thể. Tuy nhiên, với các quy trình tài chính tự động, thật dễ dàng phân tích dữ liệu này và tạo báo cáo có thể giúp thiết lập quy trình cho doanh nghiệp về sau.

Cải tiến Quy trình Tài chính là gì?

Cải thiện quy trình tài chính liên quan đến việc thực hiện các thay đổi đối với quy trình tài chính của bạn để tăng hiệu quả. Cải tiến quy trình có thể đơn giản như tạo ra các hướng dẫn chính thức hơn để nhân viên tuân theo khi hoàn thành nhiệm vụ. Mặt khác, việc sử dụng công nghệ để tự động hóa quy trình tài chính của bạn có thể có tác động đáng kể đến tính nhất quán, tốc độ và độ chính xác, giúp bạn đạt được các mục tiêu kinh doanh dễ dàng hơn.

Bây giờ, hãy xem một số cách để giúp bạn cải thiện quy trình tài chính của mình.

Kiểm tra các quy trình hiện có của bạn

Để cải thiện quy trình tài chính của mình, trước tiên bạn cần xem xét điểm mạnh và điểm yếu của (các) hệ thống mà bạn hiện có. Tập trung vào việc xác định các lĩnh vực có thể được thực hiện hiệu quả hơn và tiết kiệm chi phí, và quyết định vấn đề nào bạn sẽ giải quyết trước. Trước tiên, bạn sẽ muốn ưu tiên các lĩnh vực sẽ mang lại lợi nhuận đáng kể nhất cho doanh nghiệp của mình và triển khai các cải tiến bổ sung theo thời gian.

Thu hút sự tham gia của nhóm của bạn

Điều quan trọng là khiến nhóm của bạn đồng ý trước khi thực hiện bất kỳ thay đổi lớn nào đối với quy trình tài chính của bạn. Xây dựng sự hỗ trợ cho những thay đổi mà bạn muốn thực hiện trong toàn bộ doanh nghiệp của mình, cho nhân viên quản lý cấp cao và nhân viên tài chính biết những cải tiến sẽ mang lại lợi ích cho họ và giúp công việc của họ dễ dàng hơn.

Đào tạo và phát triển nhóm của bạn

Một cách để cải thiện quy trình tài chính của bạn là cung cấp cho các thành viên trong nhóm của bạn một số khóa đào tạo đa chức năng. Bằng cách này, bạn luôn có thể có sẵn nhân sự am hiểu về ít nhất các hoạt động cơ bản của quy trình công việc tài chính và phần mềm kế toán của bạn. Có lẽ quan trọng hơn, việc giảng dạy cho nhân viên các quy trình chính xác và cách họ sẽ được hưởng lợi và giải phóng thời gian sẽ khiến họ có nhiều khả năng tuân thủ hơn.

Đặt thời hạn rõ ràng

Việc thiết lập các thời hạn bắt buộc có thể làm nên điều kỳ diệu về mặt khuyến khích nhân viên nộp lại hồ sơ tài chính kịp thời. Các thành viên trong nhóm có nhiều khả năng gửi yêu cầu chi phí và hóa đơn đúng hạn nếu họ biết rằng các khoản thanh toán sẽ bị trì hoãn nếu họ không gửi trước ngày kết thúc. Thiết lập nhắn tin tự động nhắc các cá nhân gửi tài liệu của họ có thể giúp thực thi điều này và các biểu mẫu động có quy tắc có thể giúp đảm bảo rằng họ hoàn thành tất cả các trường và gửi tất cả các tài liệu hỗ trợ được yêu cầu.

Tăng cường cộng tác

Các nhóm tài chính không hoạt động riêng lẻ; họ thường phụ thuộc vào các bộ phận khác để lấy dữ liệu. Tìm cách thúc đẩy sự hợp tác giữa các phòng ban để đảm bảo rằng thông tin được gửi đúng thời hạn. Việc chia nhỏ các silo giữa các bộ phận khác nhau của tổ chức có thể có tác động rõ rệt đến hiệu quả.

Tự động hóa các quy trình tài chính chính

Bằng cách tự động hóa các khía cạnh của quy trình tài chính, bạn có thể cải thiện đáng kể hiệu quả và giảm bớt công việc bận rộn. Các quy trình dễ dàng nhất để cải tiến có xu hướng là những quy trình tốn nhiều công sức nhất khi thực hiện thủ công, cũng là những quy trình có nguy cơ sai sót cao nhất. Rõ ràng, bạn cũng muốn tập trung vào các quy trình được thực hiện khá thường xuyên để tiết kiệm thời gian một cách tối đa. Những công việc này thường bao gồm các công việc thông thường như đơn đặt hàng, phê duyệt hóa đơn, hoàn trả tiền đi lại và các hoạt động khác mà mọi người dành thời gian vào mỗi ngày …

Cố gắng tự động hóa càng nhiều công việc hàng ngày này càng tốt và đảm bảo tùy chỉnh cài đặt tự động hóa để đảm bảo tuân thủ các quy tắc và điều khiển cụ thể cho từng quy trình riêng lẻ.

Khi bạn chia nhỏ các quy trình cốt lõi của mình thành các thành phần nhỏ nhất của chúng, bạn sẽ thấy rằng các cơ hội bổ sung cho tự động hóa sẽ xuất hiện.

Theo https://www.frevvo.com/

Trang web không cho phép copy nội dung