7 TIPS QUẢN LÝ DÒNG TIỀN CHO CHỦ DOANH NGHIỆP NHỎ

Các chủ doanh nghiệp nhỏ phải đối mặt với hàng loạt vấn đề mỗi ngày. Họ cố gắng sản xuất các sản phẩm hoặc dịch vụ hiệu quả về chi phí, tăng doanh số bán hàng, làm hài lòng những khách hàng không hài lòng và thúc đẩy những nhân viên bất mãn. Họ nhanh chóng biết rằng hầu hết những vấn đề này có thể được giải quyết bằng tiền mặt.

Dòng tiền là gì?
Dòng tiền là một bản chụp nhanh về tài chính kinh doanh của bạn được thực hiện trong một khoảng thời gian cụ thể. Nó cung cấp bức tranh về dòng tiền chảy vào và ra khỏi doanh nghiệp của bạn, cho bạn biết doanh nghiệp của bạn có tính thanh khoản linh hoạt như thế nào, đồng thời đánh giá sức khỏe tương đối lâu dài của doanh nghiệp. Thông thường, bạn muốn theo dõi và phân tích dòng tiền của doanh nghiệp nhỏ của mình hàng tháng, nhưng cũng thường hữu ích nếu xem xét dòng tiền này hàng tuần, hàng quý hoặc hàng năm.

Tại sao Dòng tiền lại quan trọng?
Dòng tiền là huyết mạch của một tổ chức. Nó trả lương, mua vật tư và đầu tư vào cơ sở hạ tầng. Những chủ doanh nghiệp không thể quản lý hiệu quả dòng tiền kinh doanh của họ gần như chắc chắn sẽ thất bại. Những người có thể có khả năng cải thiện gần như mọi khía cạnh của doanh nghiệp của họ.

Nhiều doanh nghiệp nhỏ mắc sai lầm khi tính toán dòng tiền của họ. Họ dự báo quá mức doanh số bán hàng, không theo dõi hóa đơn, phân bổ sai nguồn lực trong khi bắt đầu dự án hoặc không lập kế hoạch trước.

Dòng tiền chủ động là gì?

Mục tiêu của bất kỳ doanh nghiệp nào phải là kiếm được nhiều tiền hơn số tiền nó chi tiêu. Nếu bạn đang làm như vậy, bạn đang trên đường đạt được lợi nhuận. Tuy nhiên, nơi bạn có thể gặp rắc rối là khi chi tiêu của bạn vượt quá thu nhập trong một khoảng thời gian ngắn, làm căng thẳng dòng tiền của bạn.

Ví dụ: giả sử bạn có 100.000 đô la tiền mặt trong một tháng nhất định. Bạn chi $ 150,000 cho tiền thuê nhà, tiền điện nước, tiền lương nhân viên, tiền thuế, tiền vay, vật tư và nguyên liệu thô. Và bạn bán 200.000 đô la sản phẩm hoặc dịch vụ. Bạn đã kiếm được 50.000 đô la lợi nhuận, phải không?

Nhưng điều gì sẽ xảy ra nếu 200.000 đô la đó không đến ngay lập tức? Điều gì sẽ xảy ra nếu quá trình thanh toán hóa đơn của khách hàng hàng đầu của bạn bị chậm, có thể mất thêm một hoặc hai tháng để thanh toán cho bạn? Đột nhiên, doanh nghiệp của bạn đang gặp phải một dòng tiền âm. Bạn có thể gặp khó khăn trong việc đáp ứng các nghĩa vụ tài chính hiện tại của mình.

Dòng tiền dương có nghĩa là hiểu được dòng tiền vào và ra khỏi doanh nghiệp của bạn và thực hiện các điều chỉnh để bù đắp cho những gián đoạn ngắn hạn hoặc dài hạn có thể xảy ra. Mục tiêu của bạn phải là luôn duy trì mặt tích cực của sổ cái kế toán.

Làm cách nào để phân tích dòng tiền?
Nếu bạn chưa bao giờ phân tích dòng tiền của doanh nghiệp trước đây, bạn có thể bắt đầu bằng cách sử dụng một bảng tính đơn giản. Đầu tiên, hãy tính xem bạn có bao nhiêu tiền mặt vào đầu khoảng thời gian – giả sử như một tháng cụ thể. Nếu bạn có nhiều tài khoản ngân hàng doanh nghiệp, hãy thêm tất cả chúng lại với nhau. Đặt số này ở đầu trang tính.

Tiếp theo, liệt kê tất cả các khoản thanh toán và thu nhập của bạn trong tháng đó. Điều này bao gồm tất cả các hoạt động điều hành, đầu tư và tài chính của bạn. Trừ các khoản thanh toán khỏi tiền mặt của bạn và cộng thu nhập vào tiền mặt của bạn. Đảm bảo rằng bạn sử dụng thu nhập thực tế chứ không phải thu nhập được lập hóa đơn mà bạn chưa nhận được.

Điều đó sẽ để lại cho bạn một con số lớn hơn số tiền hiện có mà bạn đã bắt đầu (dòng tiền dương) hoặc nhỏ hơn con số đó (dòng tiền âm). Mặc dù bạn có thể có một dòng tiền âm trong một khoảng thời gian tạm thời, đặc biệt nếu bạn có một số khoản chi tiêu lớn, một lần, nhưng nhìn chung bạn muốn thấy một dòng tiền dương mỗi tháng.

Các tips để cải thiện dòng tiền
Chuyển đổi doanh số bán hàng thành tiền mặt càng nhanh càng tốt, đồng thời giảm và kéo dài các khoản thanh toán của bạn để xây dựng một tấm đệm tiền mặt, là cơ sở cho sự tăng trưởng lâu dài và bền vững, cho dù công ty của bạn lớn hay nhỏ. Thực hiện một số hoặc tất cả các đề xuất sau đây có thể giúp thúc đẩy dòng tiền của bạn.

Dự đoán nhu cầu trong tương lai

Tránh những việc bất ngờ. Không có gì khó khăn hơn hoặc khiến bạn thất vọng hơn việc tìm kiếm tiền mặt khi bạn đang tuyệt vọng. Để bắt đầu, hãy lưu giữ hồ sơ kế toán chính xác, kịp thời vì chúng là yếu tố cần thiết để hiểu tình hình tài chính của doanh nghiệp bạn. Sử dụng báo cáo thu nhập hàng tháng và lưu chuyển tiền tệ hàng tháng của bạn cũng như bảng cân đối kế toán của bạn để tính toán tiền mặt hiện có và dự kiến ​​kết quả có thể xảy ra trong ba đến sáu tháng tới. Những số liệu này có thể giúp cảnh báo trước cho bạn về bất kỳ sự thiếu hụt nào, giúp bạn có thời gian chuẩn bị cho chúng.

Xây dựng mối quan hệ với các đối tác có khả năng cho công ty vay

Tỷ lệ có thể vay tiền mặt hoặc lôi kéo các nhà đầu tư bỏ thêm tiền vào công ty của bạn khi bạn thực sự cần là rất thấp. Các chủ ngân hàng ít quan tâm nhất đến việc cho một công ty đang lâm vào cảnh túng quẫn vì mục tiêu đầu tiên của họ là được hoàn vốn. Xây dựng kết nối trong cộng đồng tài chính trước khi bạn cần sự trợ giúp của họ, không phải khi bạn cần và bạn có thể đảm bảo cam kết cho các khoản vay trong tương lai. Các chủ ngân hàng thường cho vay có bảo đảm bằng các tài sản đó như sau: các khoản phải thu, hàng tồn kho, trang thiết bị.

Duy trì số dư tiền đủ để hoạt động

Làm việc với khách hàng của bạn
Là một chủ doanh nghiệp nhỏ, mục tiêu của bạn là thu tiền thanh toán cho các dịch vụ hoặc sản phẩm của mình trước hoặc ngay sau khi chịu chi phí sản xuất hoặc phân phối chúng. Kết quả tối ưu là nhận được thanh toán khi giao hàng (COD), nhưng điều đó không phải lúc nào cũng khả thi. Lập hóa đơn cho khách hàng của bạn vào ngày bạn giao sản phẩm với ký hiệu là “dự kiến thanh toán khi nhận hóa đơn”. Đừng gợi ý rằng đợi đến cuối tháng là một lựa chọn. Bao gồm thông báo rằng lãi suất được tính cho tất cả các khoản thanh toán sau 30 ngày và các thủ tục thu nợ có thể được bắt đầu nếu thanh toán không được thực hiện. Ngoài ra, hãy nắm bắt tình trạng quá hạn các khoản phải thu của bạn – một báo cáo phân loại các khoản phải thu theo khoảng thời gian mà hóa đơn đã được thanh toán – với một quy trình được thiết lập để theo dõi những người thanh toán chậm hoặc quá hạn.

Làm việc với nhà cung cấp của bạn
Cũng giống như bạn muốn khách hàng trả tiền cho mình, nhà cung cấp của bạn cũng muốn thanh toán càng sớm càng tốt. Tuy nhiên, thanh toán sớm cho nhà cung cấp có thể làm tổn hại đến dòng tiền của bạn và nên tránh nếu có thể. Trì hoãn thanh toán miễn là bạn có thể trong khi vẫn nhất quán với các điều khoản bán hàng. Nếu không bị phạt nếu thanh toán chậm, hãy đặt chu kỳ thanh toán từ 45 đến 60 ngày kể từ ngày nhận được hóa đơn. Mặc dù làm chậm dòng tiền chảy ra là quan trọng, nhưng điều quan trọng không kém là duy trì xếp hạng tín dụng tốt và quan hệ thân thiện với các nhà cung cấp quan trọng. Lưu ý rằng việc thanh toán chậm có thể dẫn đến việc nhà cung cấp bị ảnh hưởng khó khăn. Trong những trường hợp đó, hãy cảnh giác rằng bạn thực hiện tất cả các khoản thanh toán trong tương lai như đã hứa. Nếu bạn buộc phải trì hoãn các khoản thanh toán, hãy liên hệ với nhà cung cấp càng sớm càng tốt để giải thích và có kế hoạch thanh toán khoản nợ của bạn.

Tối đa hóa dòng tiền
Có một số phương pháp để tăng dòng tiền, đặc biệt nếu bạn bán các sản phẩm tùy chỉnh hoặc tham gia vào các hợp đồng mở rộng. Yêu cầu đặt cọc bảo đảm bằng 50% đơn đặt hàng nếu sản phẩm hoặc dịch vụ lớn bất thường, phức tạp hoặc độc nhất vô nhị. Nếu bạn làm việc với các hợp đồng, hãy thiết lập lịch trình và số tiền thanh toán song song hoặc vượt quá chi phí chìm của bạn. Nếu khách hàng của bạn yêu cầu sửa đổi các sản phẩm hoặc dịch vụ tiêu chuẩn chưa được xác định trong hợp đồng của bạn, hãy tìm kiếm khoản thanh toán bổ sung thông qua phí hoặc thay đổi đơn đặt hàng.

Thu hẹp dòng tiền
Sự kết hợp của việc cắt giảm chi phí tổng thể hoặc trì hoãn thanh toán càng lâu càng tốt sẽ làm giảm nhu cầu về tiền mặt. Các chiến lược để giảm chi phí bao gồm:

  • Trước hết hãy sửa chữa, đừng thay thế nó
  • Mua thiết bị đã qua sử dụng.
  • Trì hoãn việc nâng cấp phần mềm cho đến khi thực sự cần thiết.
  • Tìm kiếm các nguồn cung cấp dịch vụ và hàng hóa thay thế

Theo https://www.bill.com/blog/cash-flow

Tham khảo thêm

12 CÁCH ĐỂ QUẢN LÝ DÒNG TIỀN TẠI DOANH NGHIỆP CỦA BẠN

5 ĐIỀU THẬN TRỌNG KHI LẬP DÒNG TIỀN NGẮN HẠN

5 YẾU TỐ CẦN QUAN TÂM KHI LẬP KẾ HOẠCH DÒNG TIỀN NGẮN HẠN

9 BƯỚC QUẢN TRỊ TỐT DÒNG TIỀN Ở CÁC CÔNG TY VỪA VÀ NHỎ

LẬP KẾ HOẠCH DÒNG TIỀN NHƯ THẾ NÀO CHO ĐÚNG?

BÁO CÁO BIẾN ĐỘNG DÒNG TIỀN THỰC TẾ SO VỚI KẾ HOẠCH

FILE EXCEL LẬP KẾ HOẠCH DÒNG TIỀN HOẠT ĐỘNG TRỰC TIẾP

TẶNG DASHBOARD BÁO CÁO DÒNG TIỀN

Lập kế hoạch dòng tiền ngắn hạn – những sai lầm cần tránh

Dự báo dòng thu tiền theo phương pháp trực tiếp sử dụng Excel

7 yếu tố giúp gia tăng độ mạnh của dòng tiền và mô hình kiểm soát

Trang web không cho phép copy nội dung