CÁCH LẬP NGÂN SÁCH DỰ ÁN THÀNH CÔNG TRONG 7 BƯỚC

Nếu bạn không có tiền, bạn sẽ không hoàn thành dự án thành công. Đó là lý do tại sao việc lập kế hoạch ngân sách cho dự án của bạn rất quan trọng: nó là mạch máu của dự án. Thực hiện theo các bước sau để đảm bảo nguồn vốn cần thiết để hỗ trợ dự án qua mọi giai đoạn. Nhưng trước tiên, chúng ta cần xác định ngân sách dự án là gì.

Ngân sách Dự án là gì?
Ngân sách dự án là tổng chi phí dự kiến cần thiết để hoàn thành một dự án trong một khoảng thời gian xác định. Nó được sử dụng để ước tính chi phí của dự án sẽ là bao nhiêu cho mọi giai đoạn của dự án.

Ngân sách dự án sẽ bao gồm những thứ như chi phí lao động, chi phí mua sắm vật liệu và chi phí vận hành. Nhưng nó không phải là một tài liệu tĩnh. Ngân sách dự án của bạn sẽ được xem xét và phục hồi trong suốt dự án.

Tại sao bạn cần ngân sách dự án?

Câu trả lời rõ ràng là các dự án tốn kém tiền bạc. Nhưng nó mang nhiều sắc thái hơn thế. Ví dụ: ngân sách là động cơ thúc đẩy tài trợ cho dự án của bạn. Nó thông báo cho các bên liên quan biết cần bao nhiêu tiền và khi nào cần.

Nhưng nó không chỉ là một phương tiện để có được những thứ mà dự án của bạn yêu cầu. Bạn cần trả tiền cho các đội, mua hoặc thuê thiết bị và vật liệu, nhưng đó mới chỉ là một nửa câu chuyện.

Một phần khác về tầm quan trọng của ngân sách dự án là nó là một công cụ để kiểm soát chi phí dự án. Ngân sách là kế hoạch của bạn, đóng vai trò là cơ sở để đo lường hiệu suất của bạn khi bạn thu thập các chi phí thực tế sau khi dự án đã được bắt đầu.

Tạo ngân sách dự án
Như đã lưu ý ở trên, có nhiều thành phần cần thiết để xây dựng ngân sách, bao gồm chi phí trực tiếp và gián tiếp, chi phí cố định và biến đổi, lao động và vật liệu, đi lại, thiết bị và không gian, giấy phép và bất kỳ điều gì khác có thể ảnh hưởng đến chi phí dự án của bạn.

Để đáp ứng tất cả các nhu cầu tài chính cho dự án của bạn, một ngân sách dự án phải được tạo ra một cách kỹ lưỡng, không bỏ sót bất kỳ khía cạnh nào cần có kinh phí. Để làm được điều này, chúng tôi đã vạch ra bảy bước thiết yếu để tạo và quản lý ngân sách dự án của bạn:

1. Sử dụng dữ liệu quá khứ
Dự án của bạn có thể không phải là dự án đầu tiên thử và hoàn thành một mục tiêu cụ thể. Nhìn lại các dự án tương tự và ngân sách của chúng là một cách tuyệt vời để bắt đầu xây dựng ngân sách của bạn.

2. Tham khảo bài học kinh nghiệm
Để tìm hiểu kỹ hơn về dữ liệu lịch sử, bạn có thể học hỏi từ những thành công và sai lầm của họ. Nó cung cấp một đường dẫn rõ ràng dẫn đến các ước tính chính xác hơn. Bạn thậm chí có thể tìm hiểu về cách họ phản ứng với những thay đổi và kiểm soát ngân sách của họ. Đây là một mẫu bài học kinh nghiệm nếu bạn cần bắt đầu theo dõi những phát hiện đó trong tổ chức của mình.

3. Tận dụng các chuyên gia của bạn
Một nguồn lực khác để xây dựng ngân sách dự án là khai thác những người có kinh nghiệm và kiến thức — họ là người cố vấn, người quản lý dự án khác hoặc chuyên gia trong lĩnh vực này. Tiếp cận với những người đã tạo ngân sách có thể giúp bạn đi đúng hướng và tránh những cạm bẫy không cần thiết.

4. Xác nhận độ chính xác
Khi bạn có ngân sách của mình, bạn vẫn chưa hoàn thành. Bạn muốn xem xét nó và đảm bảo số liệu của bạn là chính xác. Bạn cũng có thể tìm kiếm các chuyên gia đó và các thành viên khác trong nhóm dự án để kiểm tra ngân sách và đảm bảo rằng ngân sách đó là phù hợp.

5. Lập cơ sở và lập lại ngân sách
Ngân sách dự án của bạn là đường cơ sở mà bạn sẽ đo lường tiến độ của dự án khi nó đã bắt đầu. Nó là một công cụ để đánh giá phương sai của dự án. Tuy nhiên, như đã nêu ở trên, bạn sẽ muốn xác định lại cơ sở khi các thay đổi xảy ra trong dự án của bạn. Sau khi ban kiểm soát thay đổi chấp thuận bất kỳ thay đổi nào, bạn cần xác định lại đường cơ sở.

6. Cập nhật theo thời gian thực
Nói về những thay đổi, bạn càng biết sớm về chúng thì càng tốt. Nếu phần mềm của bạn không dựa trên đám mây và cập nhật ngay sau khi nhóm của bạn thay đổi trạng thái của họ, thì bạn đang lãng phí thời gian quý giá và tốn kém.

7. Đi đúng hướng
Tầm quan trọng của việc có một phần mềm quản lý dự án theo dõi trong thời gian thực, nó cung cấp cho bạn thông tin bạn cần để trở lại đúng tiến độ. Mọi thứ thay đổi và các dự án luôn đi chệch hướng. Các dự án đi đúng hướng nhanh hơn mới thành công.

Theo https://www.projectmanager.com/

Tham khảo thêm

Nguyên tắc & các bước thẩm định dự án đầu tư

Kỹ thuật chiết khấu dòng tiền khi thẩm định dự án đầu tư

Trang web không cho phép copy nội dung