Tổng hợp thắc mắc hay gặp về hóa đơn điện tử (Phần 1)

Hiện nay, với việc phát triển của công nghệ thông tin, các báo cáo thuế và báo cáo tài chính gần như đều được thực hiện bằng phương pháp kê khai qua mạng. Cùng với xu hướng phát triển đó, thuật ngữ hóa đơn điện tử cũng dần trở nên quen thuộc với kế toán cũng như các chủ doanh nghiệp. Tuy nhiên, vẫn còn rất nhiều vướng mắc liên quan đến hóa đơn điện tử mà kế toán chưa nắm được một cách chính xác. Dưới đây là bài viết tổng hợp các thắc mắc mà kế toán hay gặp phải liên quan đến hóa đơn điện tử.

1. Hóa đơn điện tử có mã và không có mã của cơ quan thuế là gì?

Hóa đơn điện tử gồm 2 loại:

  • Hóa đơn điện tử có mã của Cơ quan Thuế: Là hóa đơn điện tử được Cơ quan Thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua.
  • Hóa đơn điện tử không có mã của Cơ quan Thuế: Là hóa đơn điện tử do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của Cơ quan Thuế.

2. Đối tượng nào phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã của Cơ quan Thuế?

Theo quy định tại Điều 12, Nghị định 119/2018/NĐ-CP, có 4 nhóm đối tượng bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã của Cơ quan Thuế, bao gồm:

  • Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác thuộc trường hợp rủi ro cao về thuế
  • Hộ, cá nhân kinh doanh thực hiện sổ sách kế toán, sử dụng thường xuyên từ 10 lao động trở lên và có doanh thu năm trước liền kề từ 03 (ba) tỷ đồng trở lên trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy sản, công nghiệp, xây dựng hoặc có doanh thu năm trước liền kề từ 10 (mười) tỷ đồng trở lên trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ
  • Hộ, cá nhân kinh doanh trong lĩnh vực nhà hàng, khách sạn, bán lẻ thuốc tân dược, bán lẻ hàng tiêu dùng, cung cấp dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng tại một số địa bàn có điều kiện thuận lợi thì triển khai thí điểm hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế từ năm 2018.
  • Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác sử dụng không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ

3. Hóa đơn điện tử được áp dụng cho các loại hóa đơn nào?

Hóa đơn điện tử được áp dụng cho:

  • Hóa đơn giá trị gia tăng
  • Hóa đơn bán hàng
  • Hóa đơn khác, bao gồm: Tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử, Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử, Chứng từ điện tử có tên gọi khác.

=> Lưu ý: Tất cả các loại hóa đơn kể trên đều phải theo định dạng chuẩn dữ liệu do Bộ Tài chính quy định.

4. Bên bán có thể gửi Hóa đơn điện tử cho khách hàng bằng hình thức nào?

  • Gửi trên Cổng tiếp nhận hóa đơn của bên phát hành (Web, Portal): Mỗi khách hàng sẽ có 1 tài khoản riêng để truy cập hệ thống để lấy hóa đơn
  • Gửi tới địa chỉ email của khách hàng
  • Với các trường hợp đặc biệt (khách hàng sử dụng nhiều dịch vụ, hàng tháng tiếp nhận nhiều hóa đơn:
  • Gửi tự động đến Tool tiếp nhận hóa đơn (được cài đặt trên máy tính của bên nhận hóa đơn)
  • Tích hợp qua Services

5. Có thể xem HĐĐT bằng cách nào?

  • Xem trên máy tính, laptop (máy tính xách tay)
  • Xem trên các thiết bị số như Máy tính bảng, Smart phone…..
  • Xem bản Hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử.

6. Điều kiện để Doanh nghiệp được phát hành HĐĐT?

  • Là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế; hoặc là tổ chức kinh tế có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng;
  • Có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật;
  • Có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hóa đơn điện tử;
  • Có đội ngũ người thực thi đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định;

7. Phát hành HĐĐT có bị giới hạn về số lượng phát hành hay không?

Hiện nay, chính sách đã bỏ giới hạn về số lượng hóa đơn thông báo phát hành trên hóa đơn giấy.

Vậy, HĐĐT cũng tương tự không giới hạn về số lượng phát hành. Tuy nhiên, theo quy định số hóa đơn là 7 số nên vẫn có tối đa là: 9.999.999 hóa đơn được phát hành cho một mẫu số, ký hiệu đó.

8. Hóa đơn điện tử có được sử dụng 2 ngôn ngữ cùng lúc hay không?

Theo Điểm g Khoản 1 Điều 6 Thông tư 32/2011/TT-BTC thì: Hóa đơn được thể hiện bằng tiếng Việt. Trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài thì chữ nước ngoài được đặt bên phải trong ngoặc đơn ( ) hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt và có cỡ nhỏ hơn chữ tiếng Việt.

9. Chữ ký người mua trên hóa đơn có bắt buộc phải có hay không?

Trường hợp người mua không phải là đơn vị kế toán thì không phải có chữ ký điện tử của người mua.

Trường hợp người mua là đơn vị kế toánnếu có các hồ sơ, chứng từ chứng minh việc cung cấp hàng hóa, dịch vụ giữa người bán với người mua như:

  • Hợp đồng kinh tế
  • Phiếu xuất kho
  • Biên bản giao nhận hàng hóa
  • Biên nhận thanh toán
  • Phiếu thu…

=> Thì người bán lập hóa đơn điện tử cho người mua theo quy định, trên hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua.

10. Chứng từ giấy có được sử dụng để giao dịch thay thế cho hóa đơn điện tử hay không?

– Hóa đơn điện tử được chuyển đổi thành chứng từ giấy thì chứng từ giấy chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ, theo dõi theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về giao dịch điện tử, không có hiệu lực để giao dịch, thanh toántrừ trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế theo quy định tại Nghị định 119.

– Hóa đơn điện tử chuyển thành chứng từ giấy phải bảo đảm sự khớp đúng nội dung.

11. Có được lập bảng kê đính kèm hóa đơn điện tử không?

– HĐĐT bản chất là tập hợp các dữ liệu về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử, số dòng có thể tăng lên tùy theo số lượng hàng hóa, sản phẩm có trên hóa đơn.

– Khi bán hàng hóa, người bán xuất HĐĐT  cho khách hàng thì công ty phải lập đầy đủ danh mục hàng hóa bán ra theo quy định tại Khoản 3 Điều 3 Thông tư số 32/2011/TT-BTC.

=> Do đó, người bán không được lập HĐĐT không hiển thị đầy đủ danh mục hàng hóa bán ra mà lại kèm theo bảng kê hàng hóa bản giấy cho khách hàng trong đó có những hàng hóa không được hiển thị trên hóa đơn điện tử.

12. Hóa đơn điện tử xuất lùi ngày có được không?

Theo quy định tại Thông tư 39/2014/TT-BTC của Bộ Tài Chính phát hành ngày 31/3/2014 có đề cập đến các quy chuẩn ghi “Ngày tháng năm” trên hóa đơn như sau:

– Ngày tháng năm được ghi trên hóa đơn bán hàng phải là ngày chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu tiền hay chưa thu tiền hàng.

– Các trường hợp đặc thù khác thì thực hiện theo hướng dẫn của Bộ Tài chính.

= > Vì vậy, hóa đơn điện tử xuất lùi ngày sẽ không có tính pháp lý.

13. Bán hàng từng lần có giá trị từ bao nhiêu thì bắt buộc phải lập hóa đơn điện tử?

Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán (trừ hộ, cá nhân kinh doanh quy định tại khoản 6 Điều 12 Nghị định này) phải lập hóa đơn điện tử để giao cho người mua theo định dạng chuẩn dữ liệu mà cơ quan thuế quy định và phải ghi đầy đủ nội dung theo quy định tại Nghị định này, không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

14. Hóa đơn điện tử có bao nhiêu liên?

Hóa đơn điện tử không có khái niệm liên. Bên phát hành hóa đơn (bên bán), bên tiếp nhận hóa đơn (bên mua) và CQT cũng khai thác dữ liệu trên 1 bản hóa đơn điện tử duy nhất.

Xem tiếp Tổng hợp thắc mắc hay gặp về hóa đơn điện tử (Phần 2)

Tổng hợp bởi VinaTas – Đại lý Thuế

Trang web không cho phép copy nội dung